Kolorowy pasek
Godło, Herb, Logo
Logo Biuletyn Informacji Publicznej

Biuletyn Informacji Publicznej
Łużyckie Centrum Rozwoju

Kolorowy pasek

Sposób przyjmowania i załatwiania spraw

Załatwianie spraw

1

1. Przy załatwianiu spraw stosuje się najprostsze i najbardziej celowe formy załatwiania.

2. Obowiązuje pisemna forma załatwiania spraw. Załatwianie ustne może być stosowane
wtedy, gdy przemawia za tym interes strony a przepisy nie stoją na przeszkodzie. Treść oraz istotne motywy takiego załatwiania powinny być utrwalone w aktach w formie protokołu lub podpisanej przez stronę adnotacji bądź notatki służbowej.

3. Przy pisemnym załatwianiu sprawy stosuje się następujące formy:

- odręczną

- korespondencyjną

4. Forma odręczna jest skróconym sposobem załatwienia sprawy i polega na sporządzaniu przez pracownika po zarejestrowaniu sprawy, bezpośrednio na otrzymanym piśmie zwięzłej odpowiedzi załatwiającej sprawę lub sporządzeniu na nim odręcznej notatki wskazującej sposób jej załatwienia. Pismo załatwione wychodzi na zewnątrz w formie takiej, jakiej mu nadał pracownik (napisane ręczne na maszynie do pisania), przy pomocy komputera, na formularzu itp.).

5. Jeżeli oczekuje się odpowiedzi na wysłane pismo odręczne sporządza się kartę zastępczą
i przechowuje ją w terminarzu w celu dopilnowania nadesłania odpowiedzi.

6. Forma korespondencyjna polega na sporządzeniu przez pracownika ŁCR projektu pisma załatwiającego sprawę.

 

2

1. Załatwienie spraw może być:

a) tymczasowe –gdy zachodzi potrzeba przeprowadzenia postępowania wyjaśniającego,

b) ostateczne – gdy odpowiedź udzielona stronie załatwia sprawę co do jej istoty (merytorycznie) albo w inny sposób kończy sprawę w danej instancji.

2. Załatwienie sprawy pracownik odnotowuje w spisie spraw przez wpisanie w odpowiedniej rubryce daty załatwienia oraz nazwiska (nazwy) strony (adresata). Przy załatwieniu odręcznym wpisuje się te same dane. Na kopii załatwienia i w spisie spraw zamieszcza się adnotację: załatwione.

 

3

Z rozmów przeprowadzonych z interesantami, klientami oraz czynności w terenie sporządza się o ile nie jest dla nich przewidziana forma protokołu, notatki służbowe lub czyni adnotację na aktach, jeżeli uzyskane tą drogą wiadomości lub informacje mają istotne znaczenie w załatwianej sprawie. Notatki dołącza się do akt właściwej sprawy.

 

 

4

Przy sporządzaniu odpisu pisma lub dokumentu należy zachować wszystkie ich elementy (treść, oznaczenie pieczęci, podpisy, skasowanie opłaty skarbowej). W zależności od tego czy odpis sporządzany jest z odpisu lub oryginału, to pod tekstem z lewej strony umieszcza się klauzulę „Stwierdzam zgodność odpisu z oryginałem” lub „Stwierdzam zgodność odpisu
z odpisem”, po czym umieszcza się datę, podpis osoby stwierdzającej zgodność treści z podaniem stanowiska służbowego.

 

1. Pracownicy załatwiają sprawy według kolejności ich wpływu i stopnia pilności. Każdą sprawę załatwia się oddzielnym pismem bez łączenia jej z inną sprawą nie mającą z nią bezpośredniego związku .

2. Pracownik opracowuje projekt pisma, który wraz z aktami sprawy przekłada Dyrektorowi ŁCR, który sprawdza prawidłowość projektowanego załatwienia sprawy i po zaakceptowaniu zwraca projekt pisma wraz z aktami pracownikowi. Następnie pracownik sporządza czystopis
i przedstawia go do podpisu. Po podpisaniu czystopisu dołącza się do niego załączniki i wysyła adresatowi.

 

5

1. Pismo załatwiające sprawę powinno zawierać:

a) nagłówek – druk lub pieczęć nagłówkową, określona wzorem w załączniku nr 2 do instrukcji,

b) datę,

c) znak sprawy,

d) odbiorcę i jego adres,

e) powołanie się na znak i datę pisma, którego odpowiedz dotyczy,

f)  treść,

g) podpis - pieczątka imienna określona wzorem w załączniku nr 3 do instrukcji.

2. W razie potrzeby pismo i jego kopia powinny również zawierać dalsze określenia: 

a) nad adresem z prawej strony wskazówki dotyczące sposobu wysyłania czystopisu „polecony”, „priorytet”, „za zwrotnym dowodem doręczenia”, „ pilnie”.

b) pod treścią załatwienia z lewej strony arkusza podaje się liczbę przesłanych załączników  lub wymienia się w załączniku je z podaniem liczb porządkowych. Na każdym załączniku wpisuje się w prawym dolnym rogu kolejny numer załącznika (Zał. nr do  pisma nr…. znak),

c) jeżeli treść pisma ma być – poza adresem – podana do wiadomości innym instytucjom lub osobom przez przesłanie im kopii pisma adresy tych instytucji lub osób umieszcza się pod treścią pisma z lewej strony pod klauzulą „Otrzymują do wiadomości”

 

 

6

1. Pisma sporządza się ściśle według i zgodnie z zasadami dotyczącymi układu pism. Poprawki i uzupełnienia mogą być dokonywane jedynie w porozumieniu i za zgodą osoby sporządzającej sprawę.

2. Pisma wykonuje się jednostronne lub dwustronnie w liczbie egzemplarzy w zależności od prowadzonej sprawy.

 

 

 

 

Metadane

Źródło informacji:Anna Zawłocka
Data utworzenia:(brak danych)
Wprowadził do systemu:Anna Zawłocka
Data wprowadzenia:2007-12-13 13:24:24
Opublikował:Anna Zawłocka
Data publikacji:2007-12-13 13:26:48
Ostatnia zmiana:2008-11-27 14:20:06
Ilość wyświetleń:4344

W ramach naszej witryny stosujemy pliki cookies w celu świadczenia Państwu usług na najwyższym poziomie, w tym w sposób dostosowany do indywidualnych potrzeb. Korzystanie z witryny bez zmiany ustawień dotyczących cookies oznacza, że będą one zamieszczane w Państwa urządzeniu końcowym. Możecie Państwo dokonać w każdym czasie zmiany ustawień dotyczących cookies.

Zamknij